Algemene voorwaarden

Deze voorwaarden gelden voor het gebruik van Motivox, de garage-software-SaaS van Innovolabs B.V. Door een account aan te maken, een proefperiode te starten of Motivox te gebruiken, ga je akkoord met deze voorwaarden, inclusief de verwerkersovereenkomst in artikel 7.

1. Partijen en contact

Aanbieder: Innovolabs B.V., Edelherthof 16, 4105 VP Culemborg, KvK 97588911, e-mail hello@innovolabs.nl. BTW-id NL868124047B01.

Klant: de rechtspersoon of eenmanszaak die een Motivox-tenant (garage / zaak) registreert.

Motivox wordt uitsluitend aan bedrijven aangeboden. Door je te registreren bevestig je dat je handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf en niet als consument.

2. De dienst

Motivox is een multi-tenant web-SaaS voor autoreparatiebedrijven. Het ondersteunt een gekoppelde jobketen, typisch intake, keuring, offerte/akkoord, werkbon, uren, onderdelen/kleinmateriaal en facturatie, via drie webportalen:

• Kantoor (backoffice / garagehouder)
• Monteur
• Klant (inloggen met een eenmalige code en/of beveiligde links)

Motivox is geen aparte native iOS-/Android-app. Optionele koppelingen (bijv. Mollie, Tikkie, Exact Online, Moneybird, e-Boekhouden) zijn per zaak beschikbaar nadat je ze koppelt; ze staan niet standaard aan voor iedereen. RDW-kentekenopzoeking en APK-herinneringen zijn geen gecertificeerde APK-keuringsstationsoftware. Afspraakslots voor klanten zijn beschikbaar ná offerte-akkoord, niet als koude publieke zelfboeking.

Motivox legt het akkoord van een klant op een offerte vast als een gewone elektronische handtekening met bewijsmateriaal (toestemming, tijdstip, IP-adres en pdf). Motivox biedt geen geavanceerde of gekwalificeerde elektronische handtekeningen. De reparatieovereenkomst wordt gesloten tussen jouw zaak en jouw klant; Innovolabs B.V. is daar geen partij bij en is niet verantwoordelijk voor jouw offertes, prijzen, reparaties of facturen.

Functies evolueren; marketingspagina’s beschrijven de actuele mogelijkheden en kunnen worden bijgewerkt.

3. Accounts en toegang

Je moet accurate registratie- en onboardinggegevens verstrekken. Je bent verantwoordelijk voor:

• Gebruikers die je uitnodigt (kantoor- en monteurseats)
• Het geheim houden van inloggegevens en het inschakelen van MFA waar aangeboden
• Activiteit onder jouw tenant
• Naleving van toepasselijk recht bij het verwerken van gegevens van jouw eigen klanten in Motivox

Wij kunnen toegang opschorten bij beveiligingsincidenten, openstaande betalingen na bericht, of materiële schending.

4. Proefperiode, plannen en facturatie

• Nieuwe zaken kunnen na aanmelden een proefperiode van 30 dagen krijgen (onder voorbehoud van bevestiging en onboarding). De proefperiode bevat de functies van het Garagebedrijf-plan.
• Na de proefperiode kies je in Motivox een plan (ZZP of Garagebedrijf) en betaal je via Stripe. Catalogusprijzen op de website zijn excl. BTW; Stripe Tax voegt BTW toe waar van toepassing.
• Seatlimieten gelden per plan. Op het Garagebedrijf-plan kun je extra accounts toevoegen voor €4 per maand excl. BTW per stuk; dat bevestig je in Motivox voordat de extra seat in rekening wordt gebracht. ZZP biedt geen extra seats; upgrade dan naar Garagebedrijf.
• Live werkplaatsplanning hoort bij het Garagebedrijf-plan en de proefperiode, niet bij ZZP.
• Garagegroep / onbeperkte seats op aanvraag (sales).
• Abonnementen zijn maandelijks en verlengen automatisch. Je kunt op elk moment opzeggen via het Stripe-klantportaal in Motivox; opzegging gaat in aan het einde van de reeds betaalde factureringsperiode. Reeds betaalde bedragen worden niet gerestitueerd voor een gedeeltelijke periode.
• Reparatiefacturen die jouw zaak aan haar klanten stuurt, staan los van Motivox-abonnementskosten. Online betalen van die facturen vereist dat jouw zaak Mollie of Tikkie koppelt.

Wij kunnen prijzen en plandetails voor toekomstige periodes wijzigen. Wij melden dat minstens 30 dagen voordat de wijziging ingaat. Ga je er niet mee akkoord, dan kun je opzeggen voordat de wijziging ingaat.

5. Aanvaardbaar gebruik

Het is niet toegestaan om:

• Gegevens van een andere tenant te proberen te benaderen
• De dienst te belasten, te verstoren of te misbruiken buiten normaal gebruik
• Motivox te gebruiken voor onrechtmatige content of activiteiten
• De dienst door te verkopen of white-label aan te bieden zonder schriftelijke toestemming
• Seatlimieten, facturatie of beveiligingscontroles te omzeilen

6. Klantinhoud

Jij behoudt eigendom van content die je in jouw tenant uploadt of genereert (klanten, jobs, facturen, media, enz.). Je verleent ons een beperkte licentie om die content te hosten, te verwerken en weer te geven uitsluitend om Motivox te leveren.

7. Verwerkersovereenkomst (art. 28 AVG)

Dit artikel is de verwerkersovereenkomst tussen jou (verwerkingsverantwoordelijke) en Innovolabs B.V. (verwerker). Het geldt vanaf je registratie en zolang wij persoonsgegevens namens jou verwerken. Op verzoek ondertekenen wij daarnaast een afzonderlijk exemplaar.

7.1 Onderwerp en aard. Wij verwerken persoonsgegevens namens jou om Motivox te leveren: hosting, opslag, back-ups, weergave in de portalen, pdf-generatie, e-mailbezorging en support waar jij om vraagt. De persoonsgegevens betreffen jouw klanten en hun contactpersonen, voertuigeigenaren en bestuurders, jouw medewerkers en monteurs, en andere personen van wie jij gegevens invoert (soorten gegevens: naam, contactgegevens, voertuig- en kentekengegevens, job-, offerte-, uren- en factuurgegevens, portaaltoegangsgegevens en handtekeningbewijs). Duur: de looptijd van je abonnement plus de termijn in 7.9.

7.2 Instructies. Wij verwerken de gegevens alleen op jouw gedocumenteerde instructies, te weten deze voorwaarden en jouw gebruik van Motivox. Denken wij dat een instructie in strijd is met de wet, dan melden wij dat. Wij gebruiken deze gegevens niet voor eigen doeleinden.

7.3 Geheimhouding. Iedereen bij ons met toegang tot de gegevens is gebonden aan geheimhouding.

7.4 Beveiliging. Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen (art. 32 AVG), zoals beschreven in ons privacybeleid, artikel 8.

7.5 Subverwerkers. Je geeft algemene toestemming voor het gebruik van de subverwerkers die in ons privacybeleid, artikel 5, staan vermeld (momenteel Hetzner voor hosting in Duitsland en SiteGround voor e-mailbezorging). Wij leggen elke subverwerker verplichtingen op die gelijkwaardig zijn aan dit artikel. Wij informeren je minstens 30 dagen voordat wij een subverwerker toevoegen of vervangen, per e-mail of in Motivox; binnen die termijn kun je op redelijke gronden bezwaar maken. Kunnen wij aan het bezwaar niet tegemoetkomen, dan kun je opzeggen.

7.6 Verzoeken van betrokkenen. Motivox heeft functies voor export en anonimisering van klantgegevens. Wij helpen je redelijkerwijs bij het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen; bereikt een verzoek ons rechtstreeks, dan sturen wij het naar jou door.

7.7 Incidenten. Wij melden je zonder onredelijke vertraging en in elk geval binnen 48 uur nadat wij kennisnemen van een datalek met jouw gegevens, met de informatie die wij hebben zodat je aan je eigen meldplichten kunt voldoen (art. 33–34 AVG).

7.8 Bijstand en audits. Wij helpen je redelijkerwijs bij gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en voorafgaande raadpleging waar relevant. Wij verstrekken de informatie die nodig is om naleving aan te tonen en staan eenmaal per jaar een audit toe met redelijke aankondiging, op jouw kosten en zonder onze dienst of de gegevens van andere klanten te verstoren.

7.9 Teruggave en verwijdering. Na afloop van het abonnement kun je je gegevens 30 dagen lang exporteren. Na die termijn, of eerder als je het garage-account verwijdert (na een bedenktermijn van 14 dagen), verwijderen of anonimiseren wij de gegevens, tenzij de wet langere bewaring eist. Back-ups verlopen in de normale back-uprotatie.

7.10 Doorgifte. Wij verwerken jouw gegevens in de EU. Doorgifte buiten de EER vindt alleen plaats met passende waarborgen (zie het privacybeleid, artikel 6).

7.11 Aansprakelijkheid en rangorde. Aansprakelijkheid onder dit artikel wordt beheerst door artikel 10. Wijkt dit artikel af van de rest van de voorwaarden voor zover het de verwerking van persoonsgegevens betreft, dan prevaleert dit artikel.

Voor persoonsgegevens die wij als verwerkingsverantwoordelijke verwerken (bijvoorbeeld je accountgegevens) verwijzen wij naar ons privacybeleid.

8. Intellectueel eigendom

Motivox-software, merken, documentatie en gerelateerde IE blijven eigendom van Innovolabs B.V. of haar licentiegevers. Deze voorwaarden geven je een niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om de SaaS te gebruiken tijdens een actief abonnement of proefperiode, geen eigendom van de software.

9. Beschikbaarheid en support

Wij streven naar commercieel redelijke beschikbaarheid en bieden e-mailsupport op werkdagen (NL/EN) zoals beschreven op de prijzenpagina. Wij garanderen geen ononderbroken of foutloze werking. Gepland onderhoud en overmacht kunnen de beschikbaarheid beïnvloeden. Back-ups en hosting horen bij het ontwerp van de dienst; herstelopties kunnen beperkt zijn door de aard van het incident.

10. Garanties en aansprakelijkheid

De dienst wordt geleverd “as is” en “as available” voor zover Nederlands recht dat toelaat. Niets in deze voorwaarden sluit aansprakelijkheid uit die wettelijk niet mag worden beperkt (waaronder opzet of bewuste roekeloosheid van Innovolabs B.V. zelf).

Behoudens de vorige zin:

• Zijn wij niet aansprakelijk voor indirecte of gevolgschade (inclusief gederfde winst of reputatieschade), tenzij dwingend recht anders bepaalt.
• Is onze totale geaggregeerde aansprakelijkheid uit of in verband met Motivox in enige periode van twaalf maanden beperkt tot de vergoedingen die je ons in die periode voor Motivox hebt betaald (of, tijdens een onbetaalde proefperiode, €100).

Jij blijft verantwoordelijk voor het controleren van facturen, fiscale instellingen en operationele beslissingen die met de software worden genomen, en voor het zelf bewaren van exports van gegevens die je nodig hebt voor je administratie.

11. Duur en beëindiging

Deze voorwaarden gelden zolang je Motivox gebruikt. Je mag het gebruik stopzetten en facturatie beëindigen zoals hierboven beschreven. Wij mogen beëindigen of opschorten bij materiële schending, onrechtmatig gebruik of langdurige wanbetaling. Na beëindiging eindigt de toegang en is artikel 7.9 van toepassing op jouw gegevens.

Bepalingen die naar hun aard moeten voortbestaan (IE, aansprakelijkheidslimieten, geheimhouding, toepasselijk recht) blijven van kracht.

12. Geheimhouding

Elke partij houdt niet-openbare informatie van de andere partij die zij in verband met Motivox ontvangt geheim (voor jouw tenant-data: zie artikel 7), gebruikt die alleen voor deze overeenkomst en maakt die alleen bekend aan wie dat nodig heeft of wanneer de wet dat vereist. Dit geldt niet voor informatie die zonder schending openbaar is, al bekend was of onafhankelijk is ontwikkeld.

13. Wijzigingen

Wij kunnen deze voorwaarden bijwerken. Materiële wijzigingen melden wij minstens 30 dagen voordat ze ingaan, per e-mail of in Motivox. Ga je er niet mee akkoord, dan kun je opzeggen voordat de wijzigingen ingaan. Voortgezet gebruik na die datum geldt als aanvaarding. De datum “Laatst bijgewerkt” wijzigt dan.

14. Toepasselijk recht en geschillen

Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde Nederlandse rechter, in eerste aanleg de Rechtbank Gelderland (het arrondissement van de statutaire zetel van Innovolabs B.V. in Culemborg), tenzij dwingende regels anders voorschrijven.

15. Taal en contact

Wijken de Nederlandse en de Engelse versie van elkaar af, dan prevaleert de Nederlandse versie.

Innovolabs B.V., Edelherthof 16, 4105 VP Culemborg, KvK 97588911, hello@innovolabs.nl