2026-07-26 · 1 min lezen
Facturatie in de garage: van uren naar PDF
Pro-forma versus definitief, nummering, PDF-opslag en veilige downloadlinks — zonder PDF als e-mailbijlage standaard.
Facturatie is het eindpunt van de job — en vaak de bron van fouten als uren en materialen handmatig worden overgenomen.
Pro-forma en definitief
Een pro-forma helpt om bedragen te checken met de klant zonder een “echte” factuur te versturen. Definitieve facturen krijgen een nummer (bijvoorbeeld met jaartalvoorvoegsel) en gaan door statussen zoals Concept → Verzonden → Betaald (of Geannuleerd).
PDF die je kunt terugvinden
Elke render hoort bewaard te worden (tenant-scoped opslag). De klant krijgt bij voorkeur een veilige portaal-link naar download, niet standaard een PDF-bijlage die in inboxes verdwijnt.
Bron = goedgekeurde uren + onderdelen
Wanneer timesheets eerst worden goedgekeurd, is de factuurlijn geen gok meer. Grote onderdelen komen van de werkbon; kleinmateriaal is een instelbaar percentage van arbeidsloon (standaard 8%). Nederlandse factuuridentiteit (KvK, BTW-id, IBAN, logo) en export als CSV of UBL horen daarbij. Dat is precies de flow die Motivox afdwingt. Optionele boekhoudpush (Exact Online, Moneybird of e-Boekhouden) is per zaak na koppeling — niet standaard aan.